Politique de confidentialité
Introduction
Maison Vivre se préoccupe du respect de votre vie privée et de la protection de vos renseignements personnels. La présente politique a pour but d'exposer aux personnes auprès desquelles elle collecte des renseignements personnels les éléments suivants :
• Les renseignements personnels et la manière dont ils sont collectés, utilisés et communiqués;
• Quels sont leurs droits à l’égard de leurs données;
• Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés;
• À qui ces renseignements sont transmis;
• L’utilisation de fichiers témoins de connexion (« cookies ») de Maison Vivre sur son site Web.
Lois et règlements applicables
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) est applicable aux renseignements personnels détenus par Maison Vivre.
Renseignements personnels
Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier est considéré comme personnel.
Les renseignements personnels que nous sommes susceptibles de collecter peuvent inclure sans y être limités :
• Si vous êtes un membre de Maison Vivre : nom et prénom, coordonnées personnelles et professionnelles (incluant adresse courriel).
• Si vous êtes un membre du public : nom et prénom, coordonnées qui nous permettent de vous contacter, ainsi que tout renseignement nécessaire afin de traiter votre demande.
• Si vous êtes un membre du personnel de Maison Vivre : nom et prénom, coordonnées, curriculum vitae et, au besoin, renseignements relatifs à vos antécédents judiciaires lors de vérifications à l’embauche, date de naissance, sexe, genre, numéro d’assurance sociale, fonction occupée au sein de Maison Vivre, salaire, notes prises lors d’échanges importants avec votre employeur consignées dans le dossier du personnel, détails des formations demandées ou suivies, informations relatives à l’assurance collective, copies d’évaluations de rendement, historique disciplinaire, demandes de congé et d’absence, autres renseignements transmis par vous.
• Si vous êtes une donatrice ou un donateur de Maison Vivre : nom et prénom, adresse (incluant adresse courriel), les montants et l’historique de vos dons, autres renseignements transmis par vous.
• Si vous êtes une stagiaire ou un stagiaire de Maison Vivre, c’est-à-dire que vous êtes une personne accompagnée par Maison Vivre :
✓ informations recueillies lors du processus de demande d’aide et de l’entrevue téléphonique d’admission: date de votre demande d’aide, nom, prénom, coordonnées, incluant adresse courriel, sexe, genre, âge, date et lieu de naissance, statut social, état civil, situation financière (source de revenus), nombre d’enfants et garde légale, scolarité, profession et employeur (s’il y a lieu), nom et coordonnées de la personne qui vous a recommandé Maison Vivre, nom et coordonnées du médecin, du psychiatre ou autres professionnels de la santé, médication, motif de la demande, état de santé physique, hospitalisations pour des raisons émotionnelles, consommation d’alcool et de drogues, description et l’historique de la souffrance au moment de la demande d’admission, situation familiale et sociale, grandes lignes de l’histoire personnelle traumatismes, autres problèmes possibles - automutilation, jeu, alimentation, obsessions.
✓ informations recueillies lors de l‘entrevue d’admission : informations reliées à votre histoire personnelle - naissance, première enfance, contexte familial, période de l’enfance et scolarisation, période de l’adolescence, vie sentimentale et conjugale, âge adulte - allure générale, attitude avec vous-même, attitude avec les autres, niveau d’énergie, langage verbal et non verbal, sens des responsabilités, jugement, émotivité, anxiété, intérêts, idées, croyances, peurs, mémoire, souvenirs, perspective historique.
✓ Informations recueillies lors de votre stage dans le programme de Maison Vivre et lors de votre participation dans le suivi postprogramme.
Notre engagement
Maison Vivre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle confie, le cas échéant, à un tiers.
Maison Vivre veille à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous notre garde et notre contrôle.
Engagements des administratrices, des administrateurs et des personnes rémunérées relatifs à la confidentialité et la protection des renseignements personnels :
• N’accéder qu’aux renseignements confidentiels exigés par leur mandat ou leurs fonctions et uniquement dans la mesure requise par leur mandat ou leurs fonctions.
• Ne jamais divulguer de renseignements confidentiels, à moins d’y être dûment autorisées ou autorisés, notamment par le consentement écrit, selon la nature des renseignements, du conseil d’administration, du directeur général, d’un membre, d’une ou d’un stagiaire ou d’une donatrice ou d’un donateur, ou d’y être tenues ou tenus par une obligation légale.
• Ne pas faire usage de renseignements confidentiels pour leur propre bénéfice ou celui d’une autre personne.
• Ces obligations subsistent même après que le mandat de l’administratrice ou de l’administrateur a cessé.
• Protéger l’accès aux renseignements confidentiels et préserver le caractère privé des activités, systèmes, programmes, méthodes de travail et projets de Maison Vivre.
Engagements supplémentaires d’une intervenante et d’un intervenant de l’équipe de travail relatifs à la confidentialité et la protection des renseignements personnels :
• Respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle obtenu dans l’exercice de ses activités. Elle/ il ne peut être relevée/relevé du secret que si la loi l’ordonne ou lorsqu’elle ou il a obtenu l’autorisation écrite de la/du stagiaire. En vue d’obtenir cette autorisation, l’intervenante ou l’intervenant doit informer la/le stagiaire des implications de la levée du secret.
• Communiquer un renseignement protégé par le secret, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’elle/il a un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable. Toutefois, l’intervenante ou l’intervenant ne peut alors communiquer ce renseignement qu’à la ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou aux personnes susceptibles de leur porter secours. L’intervenante ou l’intervenant ne peut communiquer que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication. Dans ce contexte, l’intervenante ou l’intervenant doit :
➢ 1° communiquer le renseignement sans délai;
➢ 2° consigner dès que possible au dossier de la stagiaire concernée ou du stagiaire concerné les éléments suivants :
✓ les motifs qui soutiennent la décision de communiquer le renseignement;
✓ b) l’objet de la communication, le mode de communication utilisé et la personne à qui la communication a été faite.
• S’abstenir de toute conversation indiscrète au sujet d’une ou d’un stagiaire.
• Prendre les moyens raisonnables à l’égard des personnes qui collaborent avec elle/lui ou qui sont sous sa supervision pour que soit préservé le secret.
• Ne pas révéler qu’une personne a fait appel à Maison Vivre, sans autorisation écrite de sa part.
• Étant donné le contexte de travail interdisciplinaire de Maison Vivre, l’intervenante ou l’intervenant peut transmettre des renseignements de nature confidentielle, à l’intérieur de cette équipe, en se limitant à la transmission de renseignements qui sont utiles, nécessaires et pertinents à l’atteinte des objectifs poursuivis.
• Transmettre un rapport à un tiers, ne travaillant pas à Maison Vivre, seulement avec l’autorisation préalable, explicite et écrite de la/du stagiaire et que les renseignements qui y apparaissent lui soient préalablement exposés.
• Maison Vivre s’assure de prendre les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements contenus dans les dossiers dont chaque intervenante ou intervenant a la responsabilité et, ce, même si l’intervenante ou l’intervenant ne travaille plus pour le compte de Maison Vivre
Objectifs de la collecte d’informations
Maison Vivre recueille et utilise vos renseignements personnels et confidentiels dans le cadre de ses fonctions afin de nous permettre de réaliser nos activités ainsi que de vous fournir différents services de manière adéquate et personnalisée.
Consentement
Sous réserve des exceptions et exigences des lois applicables, nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement.
Limites de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation
Collecte
Les raisons pour lesquelles Maison Vivre procède à une collecte de renseignements personnels varient selon votre lien avec notre organisme – membre de Maison Vivre, membre du public, membre du personnel, donatrice ou donateur, stagiaire. Dans la majorité des cas, Maison Vivre a besoin de ces renseignements afin de traiter une demande de votre part et, plus généralement, afin de réaliser sa mission. Maison Vivre limite la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins relatives au type de lien que nous avons avec vous - membre de Maison Vivre, membre du public, membre du personnel, donatrice ou donateur, stagiaire. Si vous soumettez des informations personnelles sur notre site Web ou sur notre Page Facebook dans le but de les publier, nous les publierons et pourrons utiliser ces informations conformément aux autorisations que vous nous accordez. Utilisation Les renseignements personnels que Maison Vivre recueille peuvent servir, de manière non exhaustive, aux fins suivantes, selon le cas :
• Gestion des informations à propos des membres de Maison Vivre, des membres du personnel, des stagiaires, des donatrices et donateurs
• Admission dans notre programme
• Inscription à une activité de suivi post programme
• Paiement d’un service, que celui-ci s’effectue en ligne ou par tout autre moyen
• Don que celui-ci s’effectue en ligne ou par tout autre moyen
• Transmission des publications et invitations de Maison Vivre
• Répondre à toute autre demande de votre part ou de la part d’une autre personne ou organisation que vous avez autorisée à s’enquérir auprès de Maison Vivre à votre sujet
• Communiquer dans le cadre de la poursuite de la mission de Maison Vivre ou de ses activités
• Exploiter et améliorer le site Web de Maison Vivre, notre Page Facebook et tout compte que nous possédons sur le Web.
Divulgation
Vos informations personnelles pouvant être communiquées à notre personnel, administratrices, administrateurs, nos fournisseurs, consultants sont strictement celles nécessaires à l’exercice de leurs fonctions ou au mandat qui leur est confié. Nous pouvons également les communiquer à certaines personnes ou certains organismes seulement avec votre consentement écrit. Dans tous les cas, nous nous conformons aux restrictions et exigences prévues par la loi. Certaines exceptions prévues à la loi, telles des raisons de sécurité, nous permettent de communiquer vos renseignements personnels sans que vous ayez donné votre consentement. Vos renseignements personnels ne seront pas communiqués à des tiers autrement que conformément à la présente politique, sauf tel que la loi l’exige ou l’autorise, ou tel que l’ordonne un tribunal compétent. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers.
Protection de la vie privée par défaut
Les produits ou les services technologiques tels un compte de messagerie, un service de paiement ou de don en ligne, un service de téléconférence, utilisés par Maison Vivre pour recueillir vos renseignements personnels disposent de paramètres assurant la confidentialité de vos renseignements sans qu’aucune action soit requise de votre part. Concrètement, vous n’avez pas besoin de modifier les paramètres de vos systèmes pour renforcer la protection de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez réduire le niveau de confidentialité, c’est-à-dire autoriser, en tout ou en partie, la collecte, la communication ou l’utilisation de renseignements personnels, vous devez vous-même faire l’intervention requise. Par exemple, lors du téléchargement d’une application, un message apparait pour demander l’accès aux contacts, aux photographies, à la caméra ou au microphone. Il s’agit alors d’une application de protection par défaut, dans la mesure où l’accès à vos renseignements personnels mentionnés précédemment est soumis à votre autorisation préalable.
Conservation et destruction des renseignements
Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers.
Maison Vivre assure une sécurité physique et technologique pour les renseignements personnels qu'il conserve afin de contrer les destructions accidentelles, les pertes et divulgations ainsi que les destructions inappropriées.
Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour veiller à la confidentialité et à ce qu'aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.
Gestion des incidents impliquant un renseignement personnel
Si Maison Vivre a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel s’est produit et que celui-ci présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé par l’incident, Maison Vivre informera, avec diligence, la Commission d’accès à l’information ainsi que toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. Il peut également aviser toute personne ou tout organisme qui sont susceptibles de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans tous les cas, un registre documentera l’incident pour fins de références.
Demande d'accès, de retrait ou de correction
Vous pouvez demander à consulter, faire corriger ou détruire les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous répondrons à votre demande dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la date de réception de la demande. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d'accès se traduisent notamment par le fait que l'information ne peut être divulguée pour des raisons légales ou de sécurité. Ces limitations sont décrites dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
Demandes, plaintes et questions
Pour tout commentaire, question ou demande concernant cette politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, veuillez écrire au Responsable de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels :
Jean Gagnon, coordonnateur administratif
1807, rue Duke Saint-Hubert, Québec J4T 2A5
Courriel: info@maisonvivre.org
Dans le cas où la ou le responsable de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels refuse, en tout ou en partie, de donner suite à une demande, et que vous souhaitez contester cette décision, ou, si vous pensez qu'elle ou il a porté atteinte à l'un de vos droits, vous êtes en droit de communiquer à la Commission d'accès à l'information du Québec - https://www.cai.gouv.qc.ca/
La présente politique entre en vigueur dès son adoption.
Adoptée par le Conseil d’administration le 29 septembre 2023